Важно: сожжение чеков — это символический ритуал‚ а не официальная процедура. Ни одна инструкция ФНС‚ Центробанка или Минфина не предписывает физически уничтожать кассовые или онлайн-чеки. Однако бухгалтеры‚ предприниматели и кассиры часто задают вопрос «во сколько сжигать чеки в октябре 2023»‚ имея в виду конкретные сроки хранения и безопасного уничтожения документов. Ниже — подробная инструкция‚ когда и как правильно «попрощаться» с ненужными бумагами‚ чтобы не нарушить закон и не получить штраф.
Почему вообще возникает вопрос «сжигать»
Фраза «во сколько сжигать чеки» — это народное выражение‚ которое складывается из трёх частей:
- Срок хранения чеков. Для онлайн-касс — 3 года с даты последней продажи‚ для кассовых ордеров — 5 лет (ФЗ-402 «О бухгалтерском учёте»).
- Нужно ли уничтожать. После окончания срока хранения документы можно уничтожать‚ но по акту и с протоколом.
- Почему именно «сжигать». Бумажные чеки в большом количестве занимают много места‚ а уничтожать их в мусорку нельзя из-за персональных данных клиентов. Поэтому практикуется шредирование или сжигание в специальных печах.
Календарь безопасного уничтожения в октябре 2023
Для ИП и микробизнеса (онлайн-касса)
Что уничтожаем: фискальные чеки и отчёты ФН за 2020 год.
Когда можно: с 1 октября 2023 (3 года прошли с 1 октября 2020).
Лучшие даты:
- 2–6 октября — первые рабочие дни месяца‚ чтобы успеть составить акт до конца квартала.
- 16 октября — середина месяца‚ когда закончена сдача 3-НДФЛ за 9 месяцев.
- 27 октября (пятница) — удобный день‚ чтобы запечатать печь/шредер и завершить процедуру до выходных.
Для ООО и среднего бизнеса
Что уничтожаем: кассовые ордера‚ расходные и приходные ордера 2018 года.
Срок хранения: 5 лет → можно уничтожать с 1 января 2024.
Однако предварительную подготовку (инвентаризацию‚ сортировку) можно начать 30 октября 2023.
Для бухгалтеров филиалов и головных офисов
- Уничтожаем копии кассовых книг за 2018 год с 1 ноября 2023.
- День для сжигания/шредирования: 3 ноября (пятница)‚ чтобы не попасть на праздничные выходные 4–6 ноября.
Пошаговая инструкция «сжигания» без последствий
Шаг 1. Составление акта инвентаризации
Бухгалтерия делает отчёт‚ в котором перечисляет номера и даты чеков‚ подлежащих уничтожению. Форма акта свободная‚ но должна содержать:
- Дата и номер акта
- Перечень документов (с по )
- ФИО и подписи ответственных лиц (главбух‚ директор‚ члены комиссии)
- Метод уничтожения (шредер‚ печь‚ сторонняя служба уничтожения документов)
Шаг 2. Уведомление в налоговую
Письмо в ИФНС не требуется‚ но при массовом сжигании (от 1000 листов) рекомендуют внести примечание в журнал учёта документов.
Шаг 3. Процедура уничтожения
- Лицо: ответственный за документооборот и два свидетеля.
- Место: специализированный пункт утилизации или двор организации при наличии печи КПД-200.
Шаг 4. Составление акта о факте уничтожения
Акт составляется в двух экземплярах: один в бухгалтерию‚ второй — в архив организации. Хранится 5 лет.
Что нельзя сжигать в октябре 2023
- Чеки 2021–2023 годов (3-летний срок ещё не вышел).
- Любые документы по списанию ТМЦ — 5 лет.
- Оприходование и списание денег в кассу, 6 лет.
- Электронные чеки из ФН: хранятся в облаке ФНС и не нуждаются в физическом уничтожении.
Краткий FAQ
Вопрос: Можно ли просто выкинуть чеки в мусорный бак?
Ответ: Нет. Персональные данные клиентов (часть номера карты‚ ФИО) подпадают под 152-ФЗ. Случайная утечка — штраф до 75 000 ₽.
Вопрос: Сколько стоит услуга по уничтожению?
Ответ: От 3 ₽ за лист при шредировании‚ от 8 ₽ за лист при высокотемпературном сжигании (Москва‚ октябрь 2023).
Вопрос: А если касса сгорела вместе с чеками?
Ответ: Составляется акт по форме N КМ-4‚ сдаётся в ИФНС в течение 24 часов после ЧП. Восстановление чеков через ОФД.
Основное правило: чеки можно «сжигать» (уничтожать) после окончания срока хранения и только по акту.
Для ИП на ОСНО: с 2 по 27 октября 2023 года — лучший диапазон для процедуры.
Для ООО: подготовка в октябре 2023‚ фактическое уничтожение — с января 2024.
P.S. Не забывайте: если у вас электронные чеки‚ ничего физически сжигать не нужно — они уже хранятся в облаке. Но если бумажный архив занимает кабинет — планируйте «сжигание» заранее!